Bien s’organiser : la productivité sans le stress

Bureau minimaliste - OrganiserS’organiser pour travailler sans stress, en faire plus sans multiplier vos efforts : c’est l’objectif des conseils que je présente dans cet article. Vous faites peut-être partie des gens qui, comme moi, aiment se lancer dans des projets, mais souhaitent en même temps savourer chaque instant de la vie. Et cela peut vous paraitre compliqué voire irréalisable quand votre charge de travaille devient trop lourde.

Ces deux aspirations ne sont pourtant nullement contradictoires.

« Même si on a une quantité colossale de travail, il est possible de rester détendu, productif et maître de la situation. C’est là une belle façon de vivre et de travailler, et un excellent moyen d’atteindre des sommets de productivité. » David Allen

L’objectif de cet article est de vous montrer les principes d’organisation qui vous permettront d’allier détente et efficacité. Que faire ? Quand le faire ? Et comment le faire ?

Les symptômes du manque d’organisation

Quels sont les symptômes du manque d’organisation ?

  • Impression de manquer de temps, inconfort, stress…
  • Délais difficiles à respecter
  • Dépassements horaires
  • Oublis fréquents
  • Propension à repousser l’ennuyeux.
  • Surmenage

On compte sur notre mémoire pour tout nous rappeler, seulement c’est impossible, donc on a toujours l’impression d’être débordé. Si vous vous reconnaissez dans ces symptômes, pas de panique, sachez que le manque d’organisation est un problème très courant !

Chiffres-clés

52,8 % des salariés stressent face à un problème.

66,6 % pensent stresser davantage que leurs collègues.

51,9 % se mettent tous seuls la pression.

60,7 % souffrent d’effets pathologiques du stress.

Source : L’Express

Pourquoi cette flambée du stress dans notre société ? Principalement parce que la nature du travail a changé tellement vite que nous avons du mal à nous y adapter. Autrefois,personne ne se posait de questions sur le travail à faire. Il fallait s’occuper des champs, expédier des boites et faire tourner des machines. Aujourd’hui les projets n’ont plus vraiment de limites définies. Les managers ont souvent un million de tâches urgentes à faire quasi-simultanément et, même s’ils y passaient leur vie entière, ils n’auraient probablement pas le temps de le faire aussi bien qu’ils le voudraient.

Les 3 composantes d’un système d’organisation

Qu’est-ce qu’on peut attendre d’un système d’organisation ? Un bon système vous aidera dans les 3 étapes suivantes pour maitriser votre flux de travail :

Collecter les tâches non-complétées. Il est important d’avoir un support externe pour noter les choses à faire. Cela vous permet de libérer votre esprit de toutes les petites préoccupations auxquelles il s’accroche. Pour collecter correctement, vous devez recenser absolument tout ce qui pourrait constituer une tâche à faire et être sur de venir consulter cet inventaire régulièrement.

Déterminer les actions qui doivent en résulter. Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, posez-vous la question suivante : « Cette tâche est-elle vraiment nécessaire ? ». Et si la réponse est oui, « quelle est la première chose à faire pour avancer dans cette tâche ? ». Prenez systématiquement le temps de réfléchir et noter quelle sera la première étape à accomplir pour réaliser votre tâche. Ainsi, votre liste vous paraitra facile à exécuter et claire.

Les organiser, planifier et agir en conséquence. Si c’est une action qui prend moins de deux minutes, il est recommandé de l’effectuer sur le champ. Ceci dit, vous pouvez malgré tout préférer la noter, le tout c’est d’en faire quelque chose ! Un bon système d’organisation doit incorporer un système de calendrier et de rappels/notifications, pour vous permettre de ne pas avoir à vous rappeler de tout.

Les méthodes existantes

On trouve des méthodes déjà existantes assez facilement si on se penche sur le sujet. Je vous donne la liste des 5 méthodes les plus utiles selon moi, qui sont aussi les plus répandues.

La méthode GTD (Getting Things Done)

Certainement la méthode la plus complète et la plus précise que j’ai trouvée. Tirée du livre S’organiser pour réussir : La méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress de David Allen, la méthode retrace les différentes étapes et caractéristiques d’une bonne organisation. À savoir :

  • Une collecte efficace des tâches incomplètes
  • Un traitement complet du contenu de la collecte
  • Une bonne organisation des actions qui en découlent
  • Un examen de révision pour pouvoir revenir sur ses décisions et les optimiser
  • Des actions qui découlent de cette organisation

Les tâches sont divisées en catégories, organisées, priorisées et le livre propose des organigrammes pour aider à une prise de décision efficace. La méthode GTD est un peu lourde à mettre en place mais si vous cherchez un guide ultra-complet, vous serez comblés !

Le minimalisme

De plus en plus courant, le mouvement minimaliste prescrit la réduction des biens matériels en se limitant au strict nécessaire. Le principe est simple : moins de matériel, plus d’intellectuel !

Si vous avez une voiture, vous pouvez aller où bon vous semble, mais vous êtes contraints de vous occuper des papiers, de la place de parking, de l’assurance, de l’essence. Si vous achetez un mixeur, vous pouvez vous préparer des supers smoothies, mais vous serez contraints de trouver de l’espace pour le ranger, du temps pour le nettoyer. Remarquons qu’une possession nous apporte de la valeur mais également son lot de responsabilités et de contraintes.

En vous séparant de vos possessions superflues, vous libérez de l’espace chez vous et du temps libre. C’est un très bon moyen pour rester clair dans votre organisation.

S’organiser sur votre smartphone

Les logiciels et applications d’organisation se sont d’abord développées dans les milieux professionels. Avec l’arrivée de l’automatisation et de l’informatique dans les entreprises, les tâches sont devenues beaucoup plus instantanées et nombreuses.

Il est rapidement devenu crucial pour les cadres de trouver des moyens de gérer le nombre croissant de tâches quotidiennes.

Plus récemment, ces applications et logiciels sont arrivés sur le marché des particuliers. On trouve des applications comme Evernote, Clear, Trello qui sont aussi des applications professionnelles ou encore Habitica, une appli qui vous permet d’intégrer vos tâches quotidiennes à un jeu vidéo (c’est avec cette appli que j’ai enfin appris à ranger/nettoyer tous les jours, il y a quelques années)

Personnellement, j’utilise Evernote pour noter rapidement les idées et tâches qui me viennent en tête. Ce qui me parait indispensable pour ne pas toujours avoir l’impression d’oublier quelque chose.

Autres méthodes intéressantes

Voici quelques techniques pour s’organiser qui ne font pas parties des meilleures mais qui seront tout de même utiles pour certaines personnes.

La semaine de 4h

Une façon plutôt originale de traiter les tâches : les déléguer.

La semaine de 4h » est un livre de Tim Ferris, qui détaille de nombreuses techniques pour éliminer ou déléguer les tâches. Il peut s’avérer très utile si vous avez de l’argent à investir ou une entreprise à faire grandir, mais il ne concerne pas vraiment l’organisation personnelle.

La méthode de Tim constitue un bon outil pour un entrepreneur, mais peu utile pour la majorité des personnes. De plus, il faut savoir que Tim Ferris était lui-même un acharné de travail qui a travaillé bien plus de 4h par semaine pour s’organiser, communiquer sur son livre et réussir à en faire un best-seller.

La méthode Gari

La méthode GTD revisitée. S’organiser sans jamais ranger est son credo. La solution de David Allen étant lourde à mettre en place, vous trouverez dans cette version des simplifications, qui vous permettront de cibler ce qui est le plus important dans la méthode.

Et si vous n’aimez pas le rangement, c’est peut-être la bonne méthode ! 🙂

Ce que vous devez en retirer

Le problème de notre époque c’est le surplus d’informations. Si on veut rester efficace et détendu il faut réussir à se vider la tête, pour penser clairement. Voici plusieurs leviers pour diminuer votre charge mentale.

Réduire le nombre de tâches. Si cet aspect de l’organisation vous fait défaut, tournez vous vers le minimalisme ou bien la méthode de Tim Ferris (La semaine de 4h). Il est important de donner des priorités à nos tâches et de ne pas s’attarder sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Éliminer les distractions. Avoir un environnement de travail propre et rangé reste un des meilleurs moyens de garder l’esprit clair. Beaucoup de gens rencontrent des problèmes de concentration lorsqu’ils travaillent chez eux. Ceci peut être facilement amélioré en dédiant un espace au travail, un bureau par exemple, qui ne devra servir qu’à travailler et rester rangé et organisé. Ou encore en travaillant depuis une bibliothèque.

Lire l’article en rapport : Éradiquez vos mauvaises habitudes avec ce cycle de 4 étapes

Clarifier le processus (se fier à un système). Si votre charge de travail est trop importante, vous ne pourrez pas vous contenter de réduire les distractions. Pour bien vous organiser, il vous faut un système complet et détaillé. Si c’est ce que vous recherchez je vous recommande vivement la méthode GTD, lourde à mettre en place mais très efficace et complet une fois assimilée.

Et ce qu’il faut surtout retenir : Notez TOUT ce que vous avez à faire au fur et à mesure que vous y penser ! Pouvoir se fier en une liste permet vraiment de se libérer l’esprit.

Pour aller plus loin…

Leo Babauta du blog zenhabits.net s’est fait connaitre aux États-Unis dans le domaine du développement personnel et il propose régulièrement du contenu de très bonne qualité pour une organisation et un lifestyle zen. Il prône une approche minimaliste et une vie plus simple.

Le livre GTD, peut être un bon point de départ si vous vous sentez dépassé par votre charge de travail.

Pour un soutien plus poussé ou des résultats plus durables,vous pouvez également vous tourner vers des formateurs professionnels ou des coachs (en développement personnel, gestion de projet, organisation).

Et vous, vous aviez déjà réfléchi à votre organisation ? Comment vous gérez tout ça au quotidien ? 🙂

 

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